DATABASE

----------------------------------------------------------------------------------------------------------
I.Pengertian

Data adalah kumpulan item – item yang belum diproses, dimana dapat berupa teks, angka,gambar audio, maupun video.
Base adalah basis yang dapat diartikan sebagai gudang, markas, tempat berkumpul dari suatu objek atau representasi objek.
Basis data (bahasa Inggris: database) adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Database juga dapat diartikan sebagai kumpulan suatu data yang disimpan secara bersama – sama pada suatu media, tanpa adanya suatu bentuk data yang sama antara satu dengan yang lain, sehingga mudah untuk digunakan kembali, dan dapat digunakan oleh suatu program aplikasi secara optimal. Data disimpan tanpa mengalami ketergantungan pada program yang akan menggunakannya, data disimpan sedemikian rupa sehingga apabila ada penambahan, pengambilan dan modifikasi data dapat dilakukan dengan mudah dan terkontrol.
Sistem Manajemen Basis Data (Database Management System, DBMSadalah suatu sistem yang terdiri atas Basis-data dan Perangkat Lunak (Software / program) yang bertujuan untuk effektivitas dan effisiensi dalam pengelolaan basisdata.
Konsep dasar dari basis data adalah kumpulan dari catatan-catatan, atau potongan dari pengetahuan. Sebuah basis data memiliki penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya: penjelasan ini disebut skema. Skema menggambarkan obyek yang diwakili suatu basis data, dan hubungan di antara obyek tersebut.


----------------------------------------------------------------------------------------------------------
 
II. Teknologi Database

Teknologi database adalah teknologi yang dikembangkan secara khusus untuk mengolah database menjadi lebih efisien, efektif dan akurat. Evolusi teknologi database dapat dijelaskan sebagai berikut :
Flat File 1960an-1980an
Hierarchical 1970an-1990an
Network 1970an-1990an
Relational 1980an-sekarang
Object-oriented 1990an-sekarang
Object-relational 1990an-sekarang

Contoh teknologi database, yaitu:
• Data warehouse Adalah database besar yang digunakan untuk menyimpan dan mengatur data yang dibutuhkan untuk menganalisa transaksi sekarang dan lampau. Dengan adanya data warehouse, manajer dan pengguna dapat mengakses transaksi dan ringkasan transaksi dengan efektif.

• Web database Server database pada mulanya hanya mendukung program internal perusahaan. Melalui website, kegunaan server database diperluas dengan adanya dukungan akses publik. Salah satu contoh dari pemanfaatan ini adalah transaksi online.

Struktur Data dalam Database
• Karakter
Karakter adalah kumpulan bit yang membentuk sebuah byte. Karakter ini dalam bentuk nyatanya dapat merepresentasikan angka, huruf, tanda baca, atau symbol dalam jumlah tunggal. Misalnya : “4”, “R”, “?”,”&”
• Field
Field adalah kombinasi dari satu lebih karakter yang membentuk unit data terkecil yang dapat diakses oleh pengguna, misalnya field yang menyatakan nama anggota. Field name / nama field adalah identitas unik dari tiap field, misalnya field name “Membership name” yang menggambarkan nama anggota. Field size merupakan ukuran maksimum karakter yang dapat ditampung oleh sebuah field, misalnya field kode keanggotaan yang terdiri dari satu karakter, yaitu “L” yang berarti shift malam. Tipe data dari tiap field menentukan tipe data yang dapat ditampung pada sebuah field. Misalnya teks, angka, mata uang, tanggal, memo, yes/no, hyperlink, objek.
• Record
Record adalah kumpulan field yang saling terkait, sedangkan key field / primary key merupakan field yang menggambarkan secara unik tiap record yang ada dalam sebuah tabel.
• Tabel
Tabel adalah kumpulan record yang saling terkait yang disimpan dalam sebuah media penyimpanan, seperti harddisk, CD/DVD. Misalnya, sebuah table member fitness center berisi ratusan record data member.
• Database
Database merupakan kumpulan table yang diorganisasikan sedemikian rupa sehingga pengguna dapat mengakses, membaca, dan menggunakan informasi yang ada.

Fitur Umum DBMS
• Keamanan : DBMS menyediakan sistem pengamanan data sehingga tidak mudah diakses oleh orang yang tidak memiliki hak akses.
• Independensi : DBMS menjamin independensi antara data dan program, data tidak bergantung pada program yang meng-akses-nya, karena struktur data-nya dirancang berdasarkan kebutuhan informasi, bukan berdasarkan struktur program. Sebaliknya program juga tidak bergantung pada data, sehingga walaupun struktur data diubah, program tidak perlu berubah.
• Konkruensi / data sharing : data dapat diakses secara bersamaan oleh beberapa pengguna karena manajemen data dilaksanakan oleh DBMS.
• Integritas : DBMS mengelola file-file data serta relasi-nya dengan tujuan agar data selalu dalam keadaan valid dan konsisten
• Pemulihan : DBMS menyediakan fasilitas untuk memulihkan kembali file-file data ke keadaan semula sebelum terjadi-nya kesalahan (error) atau gangguan baik kesalahan perangkat keras maupun kegagalan perangkat lunak.
• Kamus / katalog sistem : DBMS menyediakan fasilitas kamus data atau katalog sistem yang menjelaskan deskripsi dari field-field data yang terkandung dalam basisdata.
• Perangkat Produktivitas : DBMS menyediakan sejumlah perangkat produktivitas sehingga memudahkan para pengguna untuk menarik manfaat dari database, misalnya report generator (pembangkit laporan) dan query generator (pembangkit query / pencarian informasi).

Keunggulan DBMS antara lain sbb:
• Mengurangi duplikasi data atau data redundancy
• Menjaga konsistensi dan integritas data
• Meningkatkan keamanan data
• Meningkatkan effisiensi dan effektivitas penggunaan data
• Meningkatkan produktivitas para pengguna data
• Memudahkan pengguna dalam menggali informasi dari kumpulan data
• Meningkatkan pemeliharaan data melalui independensi data
• Meningkatkan pemakaian bersama dari data
• Meningkatkan layanan backup dan recovery data
• Mengurangi konflik antar pengguna data

Kelemahan DBMS antara lain sbb:
• Memerlukan suatu skill tertentu untuk bisa melakukan administrasi dan manajemen database agar dapat diperoleh struktur dan relasi data yang optimal
• Memerlukan kapasitas penyimpanan baik eksternal (disk) maupun internal (memory) agar DBMS dapat bekerja cepat dan efisien.
• Harga DBMS yang handal biasanya sangat mahal
• Kebutuhan akan sumber daya (resources) biasanya cukup tinggi
• Konversi dari sistem lama ke sistem DBMS terkadang sangat mahal, disamping biaya pengadaan perangkat keras dan perangkat lunak, diperlukan pula biaya pelatihan.
• Apabila DBMS gagal menjalankan misinya maka tingkat kegagalan menjadi lebih tinggi karena banyak pengguna yang bergantung pada sistem ini.
 

----------------------------------------------------------------------------------------------------------
III. Software Database
< /b>Berikut ini adalah contoh software DBMS yang terkenal :

• Access (Microsoft Corporation)
adalah sebuah program aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi Microsoft Office, selain tentunya Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft PowerPoint. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna.

• DB2 (IBM)
adalah model relasional database server yang dikembangkan oleh IBM . DB2 berjalan pada Unix (yaitu AIX ), Linux , IBM i (sebelumnya OS/400 ), z / OS dan Windows server.

• Informix (IBM)
adalah Salahsatu sistem manajemen database relasional (RDBMS) yang dikembangkan oleh IBM . Informix diposisikan sebagai data server utama IBM untuk proses transaksi online (OLTP) serta solusi terintegrasi. IBM mengakuisisi teknologi Informix pada tahun 2001.

• Ingress (Computer Associate)
adalah open-source SQL sistem manajemen database relasional yang ditujukan untuk mendukung aplikasi komersial besar dan pemerintah.

• mySQL (The MySQL Company)
merupakan salah satu perangkat lunak sistem manajemen basis data (database management system) atau DBMS yang menggunakan perintah standar SQL (Structured Query Language). Dimana MySQL mampu untuk melakukan banyak eksekusi perintah query dalam satu permintaan (multithread), baik itu menerima dan mengirimkan data. MySQL juga multi-user dalam arti dapat dipergunakan oleh banyak pengguna dalam waktu bersamaan. Dengan sekitar enam juta instalasi di seluruh dunia. MySQL tersedia dalam perangkat lunak gratis dibawah lisensi GNU General Public Lisence (GPL) dan juga menjual dalam lisensi komersial untuk keperluan jika penggunanya tidak cocok menggunakan lisensi General Public Lisence.

• Oracle (Oracle Corporation)
adalah DBMS hasil produksi dari Oracle Corporation yang berpusat di USA, yang sekaligus berperan sebagai vendor yang mengkhususkan diri pada produk-produk DBMS untuk berbagai jenis komputer dan mendukung system operasi dari berbagai vendor. Mulai dari PC yang berbasis Windows atau Linux sampai dengan komputer mainframe baik yang IBM compatible maupun yang berasal dari vendor lain seperti SUN Microsystems, Hewlett Packard, dan lain-lain. Sifat kompatibilitas dengan berbagai platform itulah yang membuat Oracle menjadi salah satu DBMS yang banyak digunakan dewasa ini.

• Postgres SQL (Postgres)
merupakan software DBMS semacam mySQL, namun memiliki kelebihan untuk web aplication yang memerlukan kapasitas data golongan besar. Keunggulan database PostgreSQL yaitu anda bisa menyimpan berbagai informasi yang kemudian bisa dengan mudah diakses. Database itu sendiri tidak bisa dibaca dengan mudah oleh manusia. Database PostgreSQL banyak digunakan pada berbagai aplikasi web seperti forum diskusi, sistem pengelolaan konten (CMS, content management system), dan lainnya.

• Sybase (Sybase Inc.)
merupakan DBMS yang cocok untuk digunakan pada saat kita membutuhkan design database yang kuat dan fleksibel dan membutuhkan waktu yang cepat untuk konstruksi database. Dan juga software ini sering digunakan di perusahaan-perusahaan karena lebih memudahkan mereka untuk melihat secara grafis dari database tersebut.

• Visual dBase (Borland)
adalah database engine klasik yang masih tetap diminati sebagai program untuk menyimpan data-data perusahaan sampai sekarang. Program-program yang dirancang dengan menggunakan dBASE memang memiliki banyak kelemahan dibandingkan dengan database engine modern seperti MySQL™ atau SQL Server™ dan Microsoft® Access.

• Visual FoxPro (FoxPro Corporation)
adalah bahasa pemrograman berbasiskan prosedur yang pertama kali dikembangkan oleh Fox Technologies pada awal 1984. Program ini dikembangkan untuk menyaingi dBase II. Dalam perkembangannya FoxPro tetap mempertahankan kemampuan pemrograman prosedural dan dilengkapi dengan pemrograman berorientasi objek.

• MyVbQL
adalah application programming interface (API) pada Visual Basic yang dibuat oleh icarz.Inc. MyVbQL merupakan alternatif dari penggunaan driver MS ADO MyODBC yang digunakan oleh pengguna Visual Basic untuk mengakses basis data MySQL. Pembuatan MyVbQL bertujuan untuk mengurangi ukuran setup perangkat lunak.

• PhpMyAdmin
adalah suatu alat bantu open source yang ditulis dalam PHP yang digunakan untuk menangani administrasi basis data Mysql yang diakses melalui web browser (internet explorer, fireFox, opera, dan lain-lain). Fasilitas yang tersedia pada PhpMyAdmin saat ini adalah dapat membuat dan menghapus database, membuat, menghapus dan menambah tabel, menghapus, mengedit dan menambah field, melakukan berbagai macam perintah SQL, mengatur kunci pada field, mengatur akses (privileges), mengekspor data ke berbagai format.

• XAMPP
adalah perangkat lunak gratis, yang mendukung banyak sistem operasi, merupakan kompilasi dari beberapa program untuk menjankan fungsinya sebagai server yang berdiri sendiri, yang terdiri atas program Apache HTTP Server, MySQL database, dan penterjemah bahasa yang ditulis dengan bahasa pemrogramaan PHP dan Perl. XAMPP adalah nama yang merupakan singkatan dari X (empat sistem operasi apapun), Apache, MySQL, PHP dan Perl. Program ini tersedia dalam GNU General Public License dan bebas. XAMPP merupakan web server yang mudah digunakan yang dapat mampu melayani halaman dinamis. Saat ini, XAMPP tersedia untuk sistem operasi Microsoft Windows, Linux, Sun Solaris dan Mac OS X. 


----------------------------------------------------------------------------------------------------------
IV. Database Bagi pelaku Bisnis

Manajemen organisasi memerlukan pengambilan keputusan, baik dalam operasional sehari-hari, maupun dalam perencanaan strategis ke masa depan. Proses pengambilan keputusan harus dilandasi oleh data dan informasi yang tepat waktu dan tepat isi agar keputusan yang diambil tepat sasaran. Informasi diperoleh dari pengolahan data, dan pengolahan data dilaksanakan oleh sistem informasi dengan dukungan teknologi informasi.

Saat ini teknologi database sudah digunakan oleh sebagian besar organisasi maupun pelaku bisnis untuk membantu aktifitas kerja mereka. Bagi para pelaku bisnis, database adalah suatu teknologi yang sangat membantu, dimana memungkinkan mereka untuk menyimpan data dan informasi-informasi yang berkaitan dengan bisnis mereka, seperti data customer, data penjualan dan pembelian,dll. Dengan semakin berkembangnya skala bisnis, tentu pelaku bisnis membutuhan teknologi modern yang mampu menampung dan memudahkan pengolahan data yang mungkin sudah sulit untuk dilakukan secara manual. Dengan teknologi database, mereka dapa menghemat waktu dan tenaga. Selain itu data yang tersimpan dapat digunakan / diolah kembali kapanpun dibutuhkan.

Berbagai jenis organisasi bisnis telah menerapkan basis data dalam sistem informasi-nya, dan berhasil meningkatkan kinerja organisasi, antara lain:
• Perbankan
• Asuransi
• Pendidikan / sekolah
• Swalayan
• Rumah sakit
• Biro perjalanan
• Industri / manufaktur
• Telekomunikasi
• dan lain lain


----------------------------------------------------------------------------------------------------------
V. Studi Kasus
Pada studi kasus kali ini, saya memilih kegiatan penjualan, dan saya akan mengambil contoh dari pekerjaan saya pribadi yaitu toko grosir.

Data yang digunakan

1. Customer List, memuat data-data customer yang terdiri dari :
• Customer ID : berupa ID khas Customer, Misalnya L001 (menunjukkan bahwa inisial nama
customer diawali huruf ‘L’ , dan ‘001’ merupakan nomor urut customer dengan
inisial tersebut. Biasanya yang disimpan hanya langganan.
• Nama : menandai nama customer tersebut
• Alamat : Alamat customer yang digunakan sebagai tujuan pengiriman barang pesanan.
• Kota : Kota domisili customer
• No. Telepon : Nomor telepon customer yang dapat dihubungi
• Fax : Nomor fax customer yang bersangkutan
• E-mail : Alamat email yang dapat digunakan untuk mengirimkan penawaran produk
• Keterangan : memuat keterangan tambahan mengenai customer

2. Inventory, memuat data dan informasi mengenai produk yang dijual yang terdiri dari :
• Item ID : merupakan kode dari produk, contoh : GS788-6 (‘GS’ menunjukkan merk
produk yaitu GUESS , ‘788-6’ menandakan kode produk.)
• Jenis Produk : Menunjukkan jenis barang dari produk tersebut, contoh ‘SPT’ untuk sepatu,
‘ACC’ untuk aksesoris, ‘KSK’ untuk kaos kaki.
• Harga Modal : Menunjukan harga modal yang dikeluarkan untuk membeli produk tersebut
setelah ditambah biaya pengiriman,dll.
• Harga Jual : menunjukkan nilai harga jual produk yang merupakan jumlah dari Harga
modal+ Laba yang diinginkan.
• Tanggal Masuk : menunjukkan tanggal kapan produk tersebut masuk ke dalam toko.
• Jumlah masuk : Menunjukkan jumlah barang saat masuk ke toko.
• Jumlah stok ; menunjukkan jumlah stok saat ini yang merupakan akumulasi dari jumlah
barang masuk dikurangi jumlah yang terjual.
• Keterangan : memuat keterangan tambahan mengenai produk, misalnya perubahan harga,
SOLDOUT, dll.

3. Sales Invoice, atau biasa lebih dikenal ‘nota’ dalam istilah pertokoan, memuat data mengenai kegiatan penjualan barang yang terdiri dari :
• Nomor Invoice : Nomor yang formatnya sudah kita tentukan sejak awal. Contoh : BB10a0001
(‘BB’ menunjukkan singkatan nama toko , ‘10’ menunjukkan tahun terjadinya
penjualan, ‘A’ menunjukan bulan, misalnya Januari bulan pertama ditandakkan
dalam alfabet pertama yaitu ‘A’, dan ‘0001’ menunjukkan nomor urut
penjualan pada periode tersebut.
• Tanggal Invoice : menunjukkan tanggal invoice dibuat.
• ID Customer : menunjukkan ID Customer yang membeli produk.
• Nama Customer : Menunjukkan nama customer yang membeli produk.
• Jumlah Barang : menunjukkan jumlah per kode barang tertentu yang dijual.
• Kode Produk : menunjukkan daftar produk yang dijual / keluar.
• Jumlah : merupakan hasil kali harga per item dengan jumlah item yang terjual.
• Total : total keseluruhan sales invoice
• Discount : menunjukkan discoun / potongan harga (bila ada)

4. Penerimaan / Receipt , adalah informasi jumlah uang yang diterima / pembayaran atas penjualan atau piutang, yang memuat :
• Customer ID : ID customer yang membayar
• Nama Customer : Nama customer yang membayar
• Tgl penerimaan : tanggal penerimaan pembayaran.
• No. Receipt : nomor kode penerimaan pembayaran.
• Cara pembayaran: menunjukkan cara pembayaran seperti Cash/debit/Kartu kredit/Giro
• Jumlah terima : Total pembayaran yang diterima.




5. Pengeluaran / Purchase, adalah informasi jumlah uang / biaya yang dikeluarkan, yang memuat :
• No. Purchase : menunjukkan kode urut pengeluaran.
• Tgl. pengeluaran : Tanggal pengeluaran uang
• Pengeluaran : menunjukkan keterangan untuk apa uang dikeluarkan, misalnya biaya
service charge, gaji karyawan, dll.
• Jumlah : Menunjukkan jumlah uang yang dikeluarkan
• Cara bayar : menunjukkan cara uang dikeluarkan, misalnya Cash/debit/kartu
kredit/giro.


 
Analisa
Menurut saya sebagian besar (hampir semua) dari data-data di atas perlu untuk disimpan, karena bisa saja sewaktu-waktu data tersebut diperlukan, misalnya untuk melakukan penawaran produk baru (Customer list), mengecek apabila ada customer yang melakukan komplain atas adanya kesalahan pihak kami pada saat pembuatan sales invoice, mengecek dan membuat laporan keuangan,dll.
Hanya saja ada beberapa field yang mungkin tidak wajib diisi, misalnya fax,email,alamat,discount,dan keterangan dikarenakan belum tentu ada.
Model data yang digunakan adalah Model Data jaringan, dimana data2 antar record dapat saling berhubungan. Pada model jaringan diperkenankan bahwa sebuah child-record bisa memiliki lebih dari satu parent-record. Pada implementasi-nya berarti antara parent-record dan child-record diperlukan penghubung (link atau pointer) yang bisa satu arah atau dua-arah.
Contoh:
Satu customer dapat melakukan beberapa kali pembelian atas 1 macam produk, dan sebaliknya 1 macam produk dapat dibeli oleh beberapa customer.


----------------------------------------------------------------------------------------------------------
VI. Kesimpulan

Teknologi database dan DBMS sangat membantu dalam kegiatan organisasi, khususnya bagi para pelaku bisnis. Database menjadikan kegiatan bisnis menjadi lebih mudah, menghemat waktu dan tenaga. Dengan database, data dapat disimpan,dibuka, dan diolah kembali kapanpun dibutuhkan. Tidak hanya menawarkan kelebihan, DBMS juga memiliki sejumlah kekurangan. Saat ini terdapat beberapa DBMS software yang terkenal seperti mySQL, Oracle,dll. Sebagian besar organisasi/perusahaan sudah menggunakan teknologi database dalam melakukan kegiatannya.


----------------------------------------------------------------------------------------------------------